Многие предприниматели и руководители бизнеса ищут способы увеличения прибыли со стороны роста количества продаж, повышения среднего чека и большего числа повторных покупок. При этом часто забывают, что на прибыль кроме доходов влияют расходы и устранение некоторых из них может дать более существенный результат, чем единичная (пусть даже удачная) маркетинговая акция.
Давайте рассмотрим 7 финансовых дыр, через которые утекает ваша прибыль.

1. Отсутствие системы учета планирования и контроля.

Типичная проблема Малых бизнесов. Весь учет заканчивается данными из бухгалтерии, ещё иногда ведется общий учёт поступлений и выплат. В результате у руководителя очень смутное представление об эффективности того или иного канала продаж, рентабельности того или иного направления, кассовые разрывы из-за несвоевременного вынутых из бизнеса денег.

Случай из практики. Небольшая оптовая компания обращается ко мне с красивым бизнес-планом на привлечение денег под производство собственных марок товаров. После детального разбора финансовой модели становится понятно, что планирование в компании отсутствует как класс, а бизнес-план написан со слов владельца специально обученными людьми. В ответ на предложение для начала сделать в компании систему финансового учета и планирования последовал отказ. Финал истории печален, но предсказуем: через три месяца эта же компания искала кредит на пополнение оборотных средств или факторинговую компанию, чтобы закрыть кассовый разрыв.

Что нужно сделать? Вести на регулярной основе учет и заранее планировать по трем направлениям:

●     деньги (поступления и выплаты);

●     эффективность (прибыль, возврат на вложенные средства, рентабельность и т. д.);

●     соотношения активов и обязательств (дебиторская задолженность, кредиторская задолженность, запасы, оборудование, кредиты ит.д.).

2. Избыточные запасы ресурсов.

Эта дыра следствие первой. Если нет понимания насколько эффективно используются ресурсы, с большой вероятностью руководитель будет стремиться перестраховаться и:

●     купить материалов больше, чем надо для выполнения плановых заказов;

●     купить дополнительное оборудование или транспорт (вместо аренды или более эффективного использования текущего)

●     работать с избыточным количеством сотрудников.

В результате на прибыль без слёз не посмотреть, зато у Вас есть красивые сложные материалы на складе, оборудование, о котором регулярно вспоминает только уборщица, протирающая его от пыли, и замечательный     сотрудник, бесполезно просиживающий штаны в офисе, с которым приятно поболтать за чашкой чая.

Что делать? Критически оценить эффективность на каждом существенном для бизнеса участке. Если вам Всё равно всё кажется нормально, то поговорить о возможных улучшениях с сотрудниками, коллегами или консультантами. После этого вы можете увидеть свежим взглядом, чтобы к благотворно влияет на прибыль.

3. Несвоевременное выполнение задач.

Также достаточно частое явление. В компаниях отсутствует четкая система приоритетов в выполнении задач. Обычно все героически решают срочные задачи, а несрочные постоянно задвигаются и не выполняются. Примером таких ситуаций может быть:

●     постоянное откладывание внедрение CRM (хотя это наверняка повысит конверсию в продажи и количество повторных продаж).

●     Разработка маркетинговой стратегии (сегментирование аудитории серьезно повышает отклик, но нам же нужны продаж и здесь, и сейчас, а не когда-то потом).

Другая грань этой “дыры” более заметна, но не менее затратна. Это разнообразные просрочки: Не вовремя привез заказ в сеть? Штраф 30% от накладной. Опоздал с заявкой на тендер? Минус прибыль от перспективного договора. Забыл заплатить налоги? Штраф и блокировка счёта. А самое обидное, что вплоть до последнего звена, завалившего всё дело, остальные могли сработать на отлично. Но одно неверное движение сломало всю бережно построенную систему.

Что делать? Ввести систему управления задачами и регулярно контролировать их выполнение. Сейчас есть масса вариантов для автоматизации этих процессов, причем вполне возможно найти бесплатное решение.

4. Неоправданное использование дорогих ресурсов и решении вместо доступных или бесплатных.

Это дыра является логичным продолжением предыдущих пунктов: несвоевременности и неэффективности. Самый простой пример с поддержанием потока денежных средств. Если Вы знаете о возможности кассового разрыва за один-два месяца до события, можно договориться с поставщиками (на дополнительные отсрочки) или с клиентами (о предоплате). Можно спокойно открыть кредитную линию в банке под разумный процент (15-25% годовых). Если информация появилась за 2 недели в банке новый кредит будет уже не взять. Из возможных источников остаются партнеры (займы или векселя), клиенты (аванс) и поставщики (отсрочки). Если же вы понимаете, что нечем платить сегодня, то это уже обойдется значительно дороже: штрафы (от 1 до 50% от контракта), пени (от 0,1% до 1% за каждый день просрочки) или кредит микрофинансовой организации (ставки 50%- 540% годовых).

Еще один вариант - использование оборудования или программного обеспечения, функционал которого значительно выше, чем нужен Вам. Например, купили навороченную CRM за безумные деньги, хотя были нужны исключительно карточки клиентов с историей их действий и запись звонков. А это можно было реализовать просто подключив IP-телефонию и используя текущее программного обеспечение (например 1С торговля).

Что делать? Планировать заранее, оценивать эффективность по факту и отказываться от неудачных решений максимально быстро или корректировать их выполнение.

5. Сложные или запутанные бизнес-процессы.

Это беда как малого бизнеса, так как там каждый занимается всем, так и уже подросших, где появились первые регламенты и инструкции. В первом случае потери будут из-за конфликта интересов и неопределённости (кто что делает, кто отвечает за результат, кто получает вознаграждение). Во втором - из-за излишней зарегулированности (чтобы купить коробку бумаги нужны подписи 5 человек) и негибкости (схема взаимодействия в инструкции пятилетней давности, а на самом деле сейчас так никто не работает).

Что делать? Составить регламенты и инструкции по основным процессам и регулярно раз в полгода-год проверять их адекватность.

6. Избыточное доверие.

Доверие - очень важная вещь в совместной работе. При этом важно помнить, что людям свойственно ошибаться и некоторая доля контроля не помешает. Например, вы отдали выполнение небольшого проекта хорошо проявившему себя сотруднику, но при этом забыли сказать про промежуточные точки и отчетность. В результате за пару дней до сдачи проекта, Вы узнаете, что работы в срок не будет готовы, а Вас просто не хотел тревожить и отвлекать, поэтому ничего Вам не сказали заранее. Итог: потерянный клиент, негативный PR, неустойка и обиженный сотрудник.

Второй вариант. Вы даете избыточную информацию какому-то человеку. Помните как в американских фильмах: «Всё что вы скажете, может быть использовано против вас?» Лишняя информация может сыграть злую шутку: сотрудник ляпнуть что-то на дружеской вечеринке и Вы теряете потенциальных клиентов, сказали лишнее поставщику - он стал напрямую работать с Вашими клиентами. Не позаботились о защите базы - она перекочевала вместе с коммерческим директором к конкурентам.

Что делать? Разработать четкие правила взаимодействия и ответственность за их нарушение.

7. Неосмотрительность в документах.

Пик проблемы, когда подписываются непросмотренные документы. Для Банка Тинькофф это, например, чуть не обошлось 24 000 000 руб Сотрудники не проверили текст договора который подписал клиент и поставили свои подписи и печати. Изменилась всего пара пунктов: новая ссылка на оферту по кредиту, по которой банк должен предоставить беспроцентный кредит, а за любое нарушение договора со стороны банка приводило к штрафам в несколько миллионов рублей. В итоге стороны заключили мировое соглашение на более гуманных условиях, но не факт, что Ваш контрагент будет также добр.

Не меньшие убытки могут принести и излишне длинные формулировки (можно промахнуться с запятой и получится ситуации как с классическим «казнить нельзя помиловать») или незначительные на первый взгляд пункты (например, размер пеней за просрочку, место судебного разбирательства, условия досрочного расторжения и т.д.).

Что делать? Подписывать договор только в случае полной уверенности, что готовы выполнить каждый из его пунктов. Если это не так, то согласовывать изменения или отказывается от договора.

Итак, я рассказал вам о 7основных финансовых дырах, через которые утекает ваша прибыль. Проверьте свой бизнес на их наличие. Мой опыт работы показывает, что даже самые простые мероприятия по сокращению перечисленных потерь дают рост прибыли на 20-30%.
Хотите сэкономить время и быстрее получить результат? Обращайтесь в нашу компанию (тел. +7 812 409 52 82 или Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.) и мы поможем Вам найти и устранить финансовые дыры в Вашем бизнесе.

Задача:	Улучшение и автоматизация управленческого учёта и планирования, рефинансирование кредитов
Результат:	+28 000 000 рублей прибыли
Срок:	9 месяцев
ROI:	920%

 

Рефинансирование кредитов

Уменьшена процентная ставка по кредитам на 1,5-3 процентных пункта, увеличена прибыль.

Настройка управленческого учёта и планирования

Изменена модель расчета стоимости лизингового договора. Усовершенствована система прогнозирования движения денежных средств и доходов/расходов. Разработаны новые формы управленческой отчетности.

Автомизация учёта и планирования

Увеличена скорость внесения и обработки данных за счёт автоматизации ряда расчётов в Excel. Выбрана наиболее эфективная система по соотношению цена/качество для автоматизации. Составлено ТЗ для автоматизации учёта и планирования на базе 1С.

 

Задача:	Настройка управленческого учёта и оптимизация бизнес-процессов
Результат:	+15 000 000 рублей прибыли
Срок:	6 месяцев
ROI:	1875%

 

Работы проходили в несколько этапов:

Анализ затрат в разрезе проектов

Рассчитана эффективность деятельности компании по основным группам покупателей и поставщиков. В результате произошел отказ от одного из поставщиков по контрактам, с двумя другими крупными поставщиками были улучшены условия (увеличение дистрибуторской наценки, перераспределение маркетинговых затрат).

Изменение методики управленческого учёта

Внедрен анализ эффективности в разрезе проектов, модифицирован платежный календарь, разработаны новые формы отчетности для подразделений. Результат: снижение необоснованных затрат компании (складские и транспортные потери, неэффективные закупки для собственных нужд и т.д.).

Оптимизация автопарка

Произведена оценка автопарка по стоимости перевозки 1 кг в зависимости от класса автомобиля и дальности перевозок. В результате проданы наиболее убыточные ТС, проведен тендер по выбору лизинговой кампании для замены выбывших автомобилей, снижены затраты на приобретение запчастей, произошло уменьшение штрафов из-за несвоевременной доставки продукции.

Увеличение оборачиваемости склада

Определены товары с оборачиваемостью более 6 месяцев, разработаны маркетинговые акции по ускоренной реализации товара. Результат: отказ от аренды небольшого дополнительного склада, увеличение собственных оборотных средств, снижение затрат на выплаты процентов.

Изменение кредитной политики

Разработана новая редакция политики работы с дебиторами, по большинству групп уменьшены периоды отсрочек. В резульате произошло увеличение собственного оборотного капитала, уменьшились расходы на выплату процентов по кредитам.